長すぎる会議を効率的に!生産性を上げるためのポイント10選

ライフハック

今日も数多くのビジネスパーソンが生産性の無い退屈な会議に出席している。

こんな退屈な会議にどうして出席しなければならないのだろうと考える方も実は多い。

そんなときにはこの10個のポイントを踏まえれば、確実にあなたが出席している会議が会社のなか中で最も生産的な会議になるだろう。

ポイント1:全員の見えるところにストップウォッチを置く

まず長すぎる会議でみんなが忘れてしまっているのは時間だ。

この会議がなければ、あの仕事もできたし、この仕事もできたと言いたくなる気持ちがよくわかる。

時間は有限であり、ビジネスにおいて最も重要なもののひとつに数えられる。

全員で今回の会議にどれくらいの時間を割いたのか、しっかりと認識するところからはじめよう。

それをすることによって、会議を開けば参加者全員の時間を使っているということが数字で見えてしまう。

できれば議題ごとにストップウォッチをはかり直すのがベストだ。

そうすれば、議題ごとにどれくらいの時間がかけられているのか認識できるし、あまりにも会議が止まって前に進まない状況を回避することができる。

ポイント2:会議の資料を前日までに共有しておく

会議の資料を会議の直前に配るのは、あまりにも効率が悪い。

会議の資料は前日までにメールなどで共有しておけば、会議の内容を理解してから会議に望むことができる。

だが会議の直前に資料が配られたらどうだろう。

あなたはすぐに始まる会議に向けて、大急ぎで会議資料を頭に叩き込む必要があります。

そんな状態で生産性の高い会議ができるでしょうか。

答えは絶対にNOです。

そんな準備不足の状態でいい成果が残せるはずありません。

ここで例え話をしよう。

もしも明日の飲み会で一発ギャグをやると分かっていたら、今夜しっかり準備して臨むことだろう。

そしてもし今ここで一発ギャグをやれと言われた場合、準備はできないのでいつもやっているつまらない一発ギャグをやることになる。

絶対に準備をした方がいい結果が出せるに決まっている。

ポイント3:会議の本題を最初に確認してから会議を始める

会議の最初は最も重要なポイントだ。

ここで会議全体の空気感が決まると言っても過言ではない。

ここでしっかりと目標を見据え、その目標に向かってみんなで議論することができるかが肝心となる。

ここで活躍するビジネスワードが5W1Hだ!

5W1Hとはwho, when, where, what, why, howの頭文字を並べたものだ。

日本語に直すと、誰が、いつ、どこで、何を、どうして、どうやって行うのか、という意味になる。

会議ではこれを決めなければならない。

具体例を上げてみよう。

<とあるスーパーにて>

アルバイトのA君が(who)、明日の午後3時(when)、スーパーの倉庫にて(where)、新商品の納品を(what)、店長不在のため(why)、一人で行う(how)

このような文が出来上がるのが良い会議の特徴と言えよう。

そして、会議の最初に全員に共有しなければならないのは「どうして(why)」である。

具体例では、店長不在のためというのが「どうして(why)」にあたる。

店長が不在であるからこの会議が必要になった、というところをしっかりと把握しなければならない。

常に 理由(原因)→会議→実行 のプロセスでチームが動いていることを理解しよう。

ポイント4:スタンディング会議を取り入れる

スタンディング会議を初めて聞いた人のためにっこで少し解説すると。

スタンディング会議とは立ったまま会議をすることだ。

立ったままだと疲れると言い出す人がいると思うが、それがこの作戦のみそになるので覚えておいて欲しい。

立ったままで会議をするともちろん疲れる。だから会議がより密度の濃い生産性の高いものにしてくれる。

実はこの方法を取り入れている大企業が多く、ユニクロ、アイリスオーヤマ、キャノン電子などが取り入れている。

さらに座りっぱなしは健康によくないという研究結果が出ているので、会議の時くらいは立った方がいいと言えるだろう。

また会議の効率化についても科学的に証明されている。

ワシントン大学の研究によるとたったままの会議は、座ったまました会議よりも生理的に覚醒状態になるため集中力が増すことが分かった。

つまり超効率的であるということだ。

ポイント5:本当に必要な人以外呼ばない

これは意外と見落としがちな人が多い。

会議に必要な人間は意外と多くない。

場合によっては 1 on 1のの二人で話し合った方が効率的に話し合いを進めることができる時もある。

しかしなぜか会議室にはたくさんの人が出入りする。

大人数の会議は本当に無駄なので絶対にしてはならない。

あなたも週に一回くらいは見ることがあるだろう、今にも布団に入りたそうな顔をしながら会議に出席する人たちを…

こういう人たちの心の中はこうなっている。

あまり関係のない議題にもかかわらず、呼ばれたからという生産性の無い理由で会議に出席したおかげで、本当に大切な仕事をする時間がなかった。本当に大切な仕事をするために昨日は徹夜してきたのに、また必要の無い会議に呼び出されてうんざりだ。

こんな人をあなたは会議に呼んでしまっているのだ。あまりにもかわいそうなので、会議で寝ている人を見つけたら優しくしてあげよう。

これは早急に会議のやり方、誰を呼ぶか決定するときのプロセスを変更しなければならない。

次のポイント6でその具体的な対策を解説する。

ポイント6:二人だけの話し合いを増やす

もうお気づき方もいるだろうが、会議はそこまで必要ではないのだ。

しかしチーム内やチーム同士の連携をうまく取るためには、コミュニケーションが欠かせない。

そこで必要なのが二人での話し合いだ。二人だけの会議だと思って構わない。

これはスポーツブランドのナイキなどに見られる風習で、会議は大人数になるため二人だけで話し合った方が効率的なのである。

これをどんどん取り入れるべきなのである。

必要最低限のコミュニケーションを心がければ、会議も減り自分の仕事に集中する時間が増える。

結果チーム全体の生産性が向上するのだ。

ポイント7:オンライン会議を避ける

zoomやSkypeなどに代表されるオンライン会議のサービスは、あまり使うことをおすすめできない。

なぜならば、リアル会議の緊張感や会議室の空気感が良いアイデアを思いつくのに適した空間だからだ。

最も効率的かつ生産的なのがリアル会議だということは、まず最初に泡買っておいてもらいたい。

しかしオンライン会議は次の条件を満たすとき、しっかりと機能するので覚えておいて欲しい。

  • オンライン会議や電話等でも相手の表情が手に取るように分かる程、日頃から頻繁にコミュニケーションを取っている。
  • オンライン会議の参加者全員が、作業できる環境を有しており、家族など周りの人間から作業を邪魔されることがない状況にいる。
  • オンライン会議に必要な設備が安定している。

1つ目はオンライン会議に参加する人の仲の良さを条件にしている。

例えば初対面の人とオンライン会議をしても、何から話せば良いのかもよくわからないし話も弾まない。

しかも10人前後のオンライン会議となると、一人ひとりの表情が読み取れるかも怪しくなってくる。

これは非常に重要な条件なのだ。

また2つ目の条件は家族など家庭環境に依存する条件だ。

まだ小さい子どもを世話しながら、オンライン会議をしなければいけなくなる家庭も無いわけではない。

オンライン会議の参加者はどういう状況に立たされているのか考えてみよう。

最後の条件はwi-fiやパソコンなどに関する条件だ。

回線が遅いので、発言できない人もいるはずである。

この点もしっかりと考慮に入れなければならないのだ。

ここまで考えると、あまりオンライン会議はおすすめできない。

どうしてオンライン会議をやらなければいけないのであれば、軽いヒアリングと確認事項の確認に努めるようにしよう。

ポイント8:定例会議を見直す

どの企業にも、どのチームにも、定例会議は存在する。

それ自体が悪いわけでは決してないが、必要のない定例会議もあるはずである。

もしくは定例会議に必要のないことが紛れ込んでいる可能性もある。

これはそれぞれのチームが、毎回気を配っていくしかないのである。

これだけは会社やチームによって風習や目標も違うので一概には言えない。

会議を開く側も、会議に参加する側も注意してみよう。

ポイント9:会議に質問を考えた状態で参加する

もしもあなたがポイント2を守っているならば、会議の資料は前日までに会議資料は参加者全員に配られているはずである。

ならば会議資料は絶対に読んでから会議に臨まなければならない。

これは会議資料を作った人に対する礼儀のようなものだ。

また会議をスムーズに進めるためには、あらかじめ読んだ内容から質問する箇所を赤ペンでマークするくらいのことはやっておこう。

そうすれば会議でも、相手の話もスっと入ってくるし会議が長くなる心配もない。

ポイント10:議事録をAIに任せる

最近は様々な場面でAIが活躍しているが、会議にも近年進出している。

株式会社メディアドゥーが開発したSmart書記を使えば、AIが喋った内容を自動で文章にしてくれる。

しかも要約まで行ってくれるという優れものだ。

これを使わない手はない、最新鋭のマシーンを使うのもひとつの戦略なのだ。

コメント

タイトルとURLをコピーしました
Close Bitnami banner
Bitnami